Mediator ontvangt verzoek tot mediation
Via een verwijzing (bijvoorbeeld een arbodienst) of op voorstel van een van de partijen krijgt de mediator een verzoek om een mediation te doen. De mediator neemt contact op met beide partijen met een uitnodiging voor een intakegesprek.

Intakegesprek
De mediator houdt binnen één week na aanmelding met beide partijen apart een intakegesprek. Daarin maken zij ten eerste kennis met de mediator en krijgen ze meer informatie over hoe mediation eigenlijk werkt. Partijen wordt gevraagd te vertellen over het conflict en waarom zij via mediation tot een oplossing willen komen.

Na dit gesprek besluiten partijen of zij al dan niet met de mediation verder willen gaan. Gaan we door, dan wordt er een mediationovereenkomst getekend door partijen en de mediator waarin de afspraken staan. In deze mediationovereenkomst wordt tevens het mediationreglement van toepassing verklaard. In de overeenkomst wordt o.a. het conflict omschreven en worden een aantal spelregels vastgelegd. Aanvang van de mediation, verdeling van de kosten, etc.

Mediationgesprekken
Nadat beide partijen in een afzonderlijk intakegesprek rustig hebben kunnen vertellen en nadenken over hoe zij het conflict individueel beleven, komen zij nu bij elkaar om met elkaar te spreken over de situatie. In deze gesprekken wordt onderzocht wat de werkelijke belangen van partijen zijn en waar de mogelijkheden liggen om tot een oplossing te komen. Emoties en zaken worden tijdens de mediation gescheiden.

Het mediationproces verloopt informeel en flexibel. De mediator stimuleert en begeleidt het onderhandelingsproces. Hij geeft geen oordeel, noch een bindend advies. Door gebruik te maken van communicatietechnieken en onderhandelingsvaardigheden maakt de mediator het partijen gemakkelijker om tot een oplossing te komen. Belangrijk is dat partijen zelf bepalen hoe de oplossing er uit ziet. Hierdoor worden de gemaakte afspraken beter nageleefd. Men spreekt in de praktijk van een “win-win” situatie.

Tijdens een mediation spreken partijen af geen juridische procedures tegen elkaar te voeren. Mocht mediation ondanks serieuze pogingen van betrokken partijen geen oplossing bieden, dan is een juridische procedure nog steeds mogelijk. De enige restrictie is, dat partijen elkaar geheimhouding hebben beloofd. Wat tijdens een mediation aan de orde is geweest - en daarvóór over en weer nog niet bekend was -, kan cq. mag nimmer in een juridische procesvoering niet openbaar worden gemaakt.

Afsluiting
Als partijen een oplossing hebben bereikt wordt deze schriftelijk vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Zo is voor iedereen duidelijk wat er is afgesproken en door het zetten van hun handtekening bekrachtigen beide partijen deze afspraak. De vaststellingsovereenkomst is een overeenkomst naar Nederlands recht.
Niet ongebruikelijk is, dat partijen in hun afspraken een evaluatietijdstip opnemen.